Mitkä tekijät yhdistävät hyvinvoivia ja menestyviä tiimejä? Moni on varmasti lukenut Googlen havainnoista aiheeseen liittyen. Pinnalle nousivat tiimin psykologinen turvallisuus sekä se, että kaikki tiiminjäsenet osallistuivat yhtälailla tavoitteiden saavuttamiseen ja tehtävien hoitamiseen. Yhtä tärkeää on oikea-aikainen ja avoin viestintä ja kommunikointi. Viestintä- ja kommunikaatiotaidot ovat korkealla myös tulevaisuuden työelämätaitojen listalla. Jos itseohjautuvassa tiimissä ei viestitä ja kommunikoida tarpeeksi hyvin seurauksena on helposti hämmennys ja pahimmillaan kaaos. Lisäksi henkinen kuormitus ja stressitaso nousevat. Seuraavassa hieman vinkkejä siihen, mistä asioista tiimin kanssa kannattaa ( vähintään) kommunikoida.
Keitä me olemme ja miksi olemme täällä?
Tämä kohta olisi hyvä selventää jo silloin, kun uutta tiimiä ollaan rakentamassa. Jos tiimin koostumus tai tehtävänkuva muuttuu olennaisesti siitäkin on tärkeää kommunikoida selvästi. Mitä muutokset tarkoittavat minun työni kannalta konkreettisesti? Epätietoisuus ja epäselvyys kuormittavat ihmisiä ja huhupuheita syntyy helposti.
Olennaista on tietää, ketä tiimiin kuuluu ja millaisia rooleja sekä vastuita tiimin jäsenillä on. Millaiset valtuudet heillä on? Esimerkiksi joissain organisaatioissa perehdytystä ei hoida esihenkilö, vaan tiimissä on oma perehdyttäjä. Hänen roolinsa on hyvä avata uusille työntekijöille. Tiimissä saattaa olla esihenkilön ”back up”-henkilö, joka hoitaa työnjohdollisia tehtäviä esihenkilön poissaollessa. Jos hänen rooliaan ei ole avattu tiimiläisille tarpeeksi hyvin tavalliset työnjohdolliset tehtävät saatetaan kokea päällepäsmäröintinä. Mikä tuo oikein kuvittelee olevansa, parempi kuin me vai? On hyvä muistaa, että epävirallisen esihenkilön viitta ei ole helppo kantaa ellei tehtävän rajat ole tarpeeksi selvät.
Suurin osa tiimiläisistä haluaa myös tietää millaisessa tiimissä työskentelee. Mitä varten meidän tiimimme on olemassa? Miten meidän toimintamme vaikuttaa muuhun organisaatioon?
Kerran eräs työntekijä totesi minulle, että me olemme vain nimettömiä pyöriä rattaissa. Ei meidän työpanosta kukaan nää ja arvosta. Toteamus pisti minut miettimään. Tiimiläisille on hyvä avata se, kuinka tärkeä jokaisen työpanos on. Jokainen on isossa kuvassa yhtä arvokas, vaikka roolit olisivat vaihtelevia. Jos aihetta ei muuten saa konkretisoitua voi kysyä mitä tapahtuisi, jos omaa tiimiä ei seuraavana päivänä olisi?
Mitä tapahtuisi, jos taloustiimi katoaisi yhdessä yössä? Entä jos koko asiakaspalvelutiimi lähtisi Bahamalle kuukaudeksi eikä ilmoittaisi mitään? Mitä jos varastotyöntekijät katoaisivat eikä kukaan ajaisi kuljetuksia kauppoihin? En ole vielä tavannut organisaatiota, jossa jokin tiimi tai työtehtävä olisi niin vähäpätöinen ettei sillä olisi vaikutusta kokonaistoiminnan kannalta. Aina emme vain näe omaa merkitystämme ja silloin kannattaa tehdä oma arvo näkyväksi.
Mitä me haluamme saavuttaa? Miten saavutamme tavoitteemme?
Millaisia tavoitteita tiimillämme on? Suuret linjaukset tulevat tietenkin organisaatiolta, mutta tiimiläiset voisivat yhdessä pähkäillä millä keinoin tavoitteisiin päästään. Tällä tavoin kehitetään myös henkilöstön ongelmanratkaisukykyä, joka on itseohjautuvassa tiimissä entistä tärkeämpi ominaisuus. Toimivatko meidän vanhat toimintavat hyvin vai tarvitseeko meidän luoda uusia? Halutaanko pistää pystyyn leikkimielinen ja tervehenkinen kilpailu? Vai halutaanko sopia, että kun hommat on saatu tehtyä saavutusta juhlistetaan jollain mukavalla tavalla? Onnistumisia on tärkeää nostaa esiin ja juhlistaa myös tiimitasolla.
Millaiset arvot ja pelisäännöt meitä ohjaavat?
Itseohjautuva tiimi tarvitsee selvät pelisäännöt voidakseen hyvin ja toimiakseen tehokkaasti. Joskus olen törmännyt ajatukseen, että kyllä ne aikuiset ihmiset tietää miten pitää toimia. Varmasti tietävät, mutta jokainen tulkitsee silti asiat omalla tavallaan. Siksi olisi tärkeää istua alas ja puhua asiat halki. Pelisäännöt ja arvot kannattaa myös kirjata ylös, jotta niihin voi palata myöhemmin. On tärkeää, että kaikki sitoutuvat sääntöihin ja ovat mukana luomassa niitä.
Onko tiimissä esimerkiksi sovittu kuinka kommunikointi ja työtehtävien jakaminen hoidetaan? Miten seuraamme tavoitteiden toteutumista? Miten arvioimme onnistumistamme? Millaiset ovat tiimimme arvot? Millaista toimintaa emme hyväksy?
Itsetuntemus menestyksen mahdollistajana
Jokaisen meistä on hyvä tunnistaa omat vahvuutensa sekä kehityskohteensa ja sama pätee myös tiimiin. Avoin keskustelu luo omalta osaltaan turvallisuuden tunnetta. Samalla opitaan tunnistamaan tiimin voimavaroja, arvioimaan suoriutumista sekä arvostamaan ihmisten erilaisuutta. Missä me olemme erityisen hyviä? Millaista yksilöosaamista meidän tiimistä löytyy ja miten nämä ominaisuudet auttavat meitä pääsemään yhteiseen tavoitteeseen? Millaisia kehityskohteita meillä on? Pitäisikö meidän parantaa osaamistamme jollain tavalla? Tarvitsemmeko lisäkoulutusta, jotta saavuttaisimme tavoitteemme tulevaisuudessa paremmin?
Lisäksi on hyvä käydä keskustelua siitä, millaisia tarpeita tiimillä ja yksilöillä on. Millaisia asioita tarvitsemme, jotta voimme tehdä työmme mahdollisimman hyvin ja jaksamme antaa täyden panoksen? Mitä juuri minä tarvitsen, jotta voin hyvin? Hyvä itsetuntemus ja omien tarpeiden tunnistaminen ovat tärkeä osa työhyvinvointia.
Lähteet:
Projektina työhyvinvointi 