
Työelämän muuttuminen ja joustava työaika ovat olleet loppuvuoden aikana laajasti esillä eri medioissa. Keskustelua on vauhdittanut 1.1.2020 voimaan tuleva uusi työaikalaki, joka mahdollistaa entistä laajemmat joustot työn tekemiseen. Vanhan mallin mukainen kyttäyskulttuuri alkaa olla tiensä päässä ja työntekijät osaavat jo vaatia erilaisia joustoja työskentelyyn.
Nopealla tahdilla muuttuvassa ja aivoja yhä enemmän ja enemmän kuormittavassa maailmassa omasta jaksamisesta huolehtiminen korostuu entisestään. Siksi organisaatioissa on syytä pysähtyä miettimään 2020-luvun joustavia ja jaksamista tukevia työskentelymalleja.
Aivot virkeiksi joustavalla työympäristöllä
Nykyään suurin osa toimistoista on avokonttoreita, eikä se välttämättä ole huono asia. Kun istutaan samoissa tiloissa kynnys tulla juttusille madaltuu. Avokonttoreista saa myös helposti muokattua joustavia työympäristöjä. Jos joku kaipaa enemmän rauhaa tai on meluherkempi, voi työskennellä hiljaisissa huoneissa. Toimistolla ei välttämättä tarvitse olla ole nimettyjä työpisteitä, vaan työntekijät voivat työskennellä missä päin toimistoa tahansa. Toki tämä vaatii sen, että jokaisella on oma läppäri. Työpisteen vaihtaminen on virkistävää ja piristää myös aivoja. Eikä tarvitse tapella siitä, kuka saa sen parhaan ikkunallisen näköalapaikan itselleen.
Työpäivän voi jakaa esimerkiksi niin, että puolet työpäivästä istuskelee yhteisissä sosiaalisissa tiloissa ja puolet rauhallisemmassa nurkkauksessa. Näin saa hoidettua keskittymistä vaativat tehtävät tehokkaasti, mutta on helposti lähestyttävissä. Jos haluaa kunnon maisemanvaihdoksen, voi mennä työskentelemään lempikahvilaansa tai vaikka ulos aurinkoon kesällä.
Avokonttoriin voi helposti luoda kotialueita eri tiimeille, mutta viereen saa tupsahtaa toisinaan mielenkiintoisia vieraita. Kun et päivästä toiseen istu samojen henkilöiden vieressä tutustut helpommin ihmisiin yli tiimirajojen ja tapahtuu arvokasta tiedonsiirtoa. Näin ei myöskään synny niin helposti mielikuvia ”niiden” ja ”meidän” puolista.
Etätyöskentelystä lisää tehokkuutta ja apua sairauspoissaolojen hallintaan
Asiantuntijaorganisaatioissa etätyöskentely on jo arkipäivää. Hyvät tekniset järjestelmät mahdollistavat työskentelyn vaikka toiselta puolelta maapalloa. Etätyömahdollisuus lisää työnantajan houkuttelevuutta työmarkkinoilla ja on rekrytointivaltti. Modernille ja henkilöstöönsä luottavalle työnantajalle on vientiä.
Etätyöskentelyn hyötyjä on tutkittu muun muassa Työterveyslaitoksen puolesta. Etätyön eduiksi voidaan laskea esimerkiksi työntekijän tehokkuuden lisääntyminen, työn ja perhe-elämän yhteensovittamisen helpottuminen sekä työtyytyväisyyden lisääntyminen. Kaikki eivät ole parhaimmillaan toimistotyöaikaan kello 8-16, vaan joillain henkilöillä kunnon buustit tulee vasta illalla. Aamuvirkut saattavat puolestaan olla täydessä iskussa jo seitsemältä aamulla. Jos ihminen saa hyödynnettyä omaa luonnollista rytmiään, tämä hyödyttää myös työnantajaa.
Työnantaja voi hyötyä etätyö mahdollisuudesta siinä tilanteessa, että työntekijä on osatyökykyinen. Hän ei ehkä pääse esimerkiksi toimistolle työskentelemään, mutta kykenee tekemään joitain työtehtäviä kotona. Jos joutuu jäämään kotiin hoitamaan sairasta lasta, niin pystyisikö kuitenkin hoitamaan etänä joitain työtehtäviä? Yhden sairauspoissaolopäivän hinta työnantajalle on noin 350 euroa. Joustavat työskentelymahdollisuudet voisivat olla yksi hyvä keino vähentää sairauspoissaolokuluja ja pitää myös pidemmällä sairaslomalla olijat mukana organisaation toiminnassa.
Etätyöskentely ei ole pelkkää ilotulitusta, vaan vaatii toimiakseen selvät pelisäännöt. On mietittävä raamit sille, mihin aikaan on oltava tavoitettavissa, millä tavoin pidetään yhteyttä työkavereihin sekä kuinka paljon työstä voi tehdä etänä. Etätyöskentely vaatii myös erilaista johtamista ja mittaustapoja. Esihenkilöiden on mietittävä, millaisia tavoitteita etätyöpäiville asetetaan ja miten työntekijöiden kuormittumista pystytään seuraamaan. Suositeltavaa on tehdä kirjallinen etätyösopimus henkilöstön kanssa, jos organisaatiossa otetaan etätyöskentely laajemmin käyttöön. Allekirjoittamalla etätyösopimuksen työntekijä vahvistaa ymmärtävänsä etätyöskentelyn pelisäännöt ja vältytään mahdollisilta väärinkäsityksiltä tulevaisuudessa.
On myös hyvä tiedostaa etätyöskentelyn riskit. Etätyöskentelyssä työn ja vapaa-ajan välinen raja hämärtyy helpommin ja kuormitus saattaa kuin huomaamatta kasvaa, kun töitä tehdään viikonloppuisinkin ja iltaisin. Sosiaalinen kanssakäyminen jää väistämättä vähemmälle kuin toimistolla ollessa ja saattaa aiheuttaa syrjäytymisen tunnetta. Suositeltava etäpäivien määrä viikossa on noin 1-2 työpäivää. Tällöin pystytään hallitsemaan riskejä paremmin, mutta tuetaan joustavuudella myös hyvinvointia ja jaksamista.
Ennen kaikkea etätyöskentely vaatii luottamusta puolin ja toisin. Luottamuksen luomista helpottavat yhteiset selvät pelisäännöt sekä selvästi määritellyt tavoitteet työlle. Olen saanut itse työskennellä syksystä lähtien todella vapaassa etätyökulttuurissa ja olen havainnut paljon konkreettisia muutoksia itsessäni. Työpäivän jälkeen energiaa riittää muuhunkin kuin sohvalle lysähtämiseen, enkä ole juuri sairastellut. Voin hyödyntää junalla kuljettavat työmatkat työskentelyyn ja lähteä toimistolta aiemmin jos siltä tuntuu.
Vaikka olisi kiireisempiä ja pidempiä päiviä, etäpäivinä säästän työmatkoihin käytettävän ajan ja käytän sen tehokkaaseen työskentelyyn. Kukaan ei estä lähtemästä salille tai lenkille vaikka kesken päivän ja jatkamaan töitä pirteänä sen jälkeen. Ilmoitan vaan kaverille, että olen nyt tunnin pois. Enkä ole suinkaan ainut joustavan etätyökulttuurin puolestapuhuja organisaatiossamme. Hyvin usein kuulen saman palautteen; ” mahtavaa, että meihin luotetaan näin paljon.” Luottamus ja joustavuus motivoi henkilöstöä tekemään parhaansa. Niin kuin monissa tutkimuksissa on todettu, ihminen voi parhaiten, kun voi itse vaikuttaa omaan työskentelyynsä.
Entä jos etätyöskentely ei ole mahdollista?
Kaikissa työtehtävissä tai organisaatioissa ei ole mahdollisuutta työskennellä etänä. Joustoja on kuitenkin monenlaisia, kuten liukuva työaika, työaikapankki tai vaikka liikunta työajalla. Jokin näistä vaihtoehdoista on yleensä toteutettavissa millä tahansa työpaikalla ja sovittavissa työnantajan ja henkilöstön välillä. Suositeltavaa on, että työpaikalla olisi jonkinlaista joustoa, sillä se motivoi henkilöstöä ja auttaa jaksamaan pitkän työuran aikana.
Työtäänkin voi halutessaan tuunata mielekkäämmäksi. Pystyisitkö vaikka vaihtamaan työtehtävien järjestystä tai suunnittelemaan itsellesi aivoystävällisemmän työpäivän? Jos tiedät olevasi energisimmilläsi aamusta, kokeile hoitaa keskittymistä vaativat tehtävät silloin. Jos tiedät nuukahduksen tulevan iltapäivällä, hoida siellä kevyemmät sosiaaliset kanssakäymiset tai mene taukojumpalle. Keskity sähköpostien läpikäymiseen tiettynä aikana työpäivästä. Näillä vinkeillä peilistä saattaa kurkkia seuraavana aamuna vähän iloisempi ja tehokkaampi tyyppi.
Lähteet:
ttl.fi/tyontekija/tyoaika/joustava-tyoaika
kauppakamarikauppa.fi/koulutus-online-verkkokoulutukset/tyosuhde/tyosuhteen ehdot/etätyön pelisäännöt/Alexa Kavasto





